L'autenticazione di copie, totali o parziali di atti e documenti, può essere fatta dal pubblico ufficiale dal quale è stato emesso l'originale, o presso il quale è depositato l'originale, o al quale deve essere prodotto il documento, oppuire anche dall'Ufficiale d'Anagrafe.
L'operazione di autentica di copia è sottoposta alla normativa vigente in maniera di imposta di bollo e consiste nell'attestazione di conformità con l'originale scritta alla fine della copia a cura dell'Ufficiale autorizzato.
Deve inoltre indicare:
- data e luogo di rilascio
- il numero dei fogli impiegati
- nome, cognome e qualifica di colui che sottoscrive l'autentica
- firma per esteso e timbro dell'ufficio
- Le copie autentiche possono essere validamente prodotte in sostituzione degli originali.
Se la copia dell'atto o documento consta di più fogli il pubblico ufficiale appone la propria firma a margine di ciascun foglio
Chi può fare l'autentica di firma?
Quando è richiesta, l'autentica può essere redatta da:
- notaio
- cancelliere
- segretario comunale
- dipendente addetto a ricevere la documentazione
- funzionario incaricato dal Sindaco
- dal pubblico ufficiale dal quale è stato emesso o presso il quale è depositato il documento
- Nei casi in cui l'interessato debba presentare ad una Pubblica Amministrazione o ai gestori di pubblici servizi copia autentica di un documento, l'autenticazione della copia può essere fatta da qualsiasi dipendente addetto a ricevere la documentazione, previa esibizione dell'originale.
Modalità alternative all'autenticazione di copia
In base a quanto previsto dall'art. 19 del D.P.R. 445/2000, è possibile rendere una dichiarazione sostitutiva dell'atto di notorietà (anche in calce alla copia stessa) per quanto riguarda la conformità di:
- copia di un atto o di un documento conservato o rilasciato da una Pubblica Amministrazione
- copia di una pubblicazione, di un titolo di studio o di servizio
- copia di documenti fiscali che devono essere obbligatoriamente conservati dai privati.
