L'autenticazione della sottoscrizione (meglio nota come "autentica della firma") è il procedimento con il quale l'Ufficiale d'Anagrafe provvede ad attestare che la firma, apposta dal cittadino in calce ad un'istanza oppure ad una dichiarazione sostitutiva di atto di notorietà, è autentica, in quanto la sottoscrizione è avvenuta in sua presenza previo accertamento dell'identità del soggetto dichiarante.
Quando è possibile?
L'autenticazione della firma è necessaria o può essere richiesta nei seguenti casi:
- documentazione da presentare a soggetti privati (ad es. passaggi di proprietà)
- atti di delega per la riscossione di importi dovuti da una Pubblica Amministrazione o da un gestore di pubblici servizi (ad esempio, atti notori dopo un decesso).
Cosa non può essere autenticato?
Si precisa che la dichiarazione sostitutiva di atto di notorietà non può avere ad oggetto fatti che ancora debbano accadere.
Alla Pubblica Amministrazione è inoltre vietato richiedere l'autentica di firma per domande di partecipazione a:
- selezioni per l'assunzione (a qualsiasi titolo)
- esami per ottenere abilitazioni, diplomi, titoli culturali
- partecipazione a concorsi pubblici.
La firma sulle istanze destinate alla Pubblica Amministrazione o ai gestori di pubblici servizi (ad esempio SEAB, AE, Poste, Ferrovie ecc.) non deve essere autenticata se:
- apposta in presenza del dipendente addetto a ricevere quell'istanza
- presentata unitamente alla fotocopia di un documento d'identità del firmatario.
Nel caso si tratti di autentiche di firme su contratti tra privati e atti di costituzione di società vengono eseguite solo presso gli studi notarili.
Impedimenti alla sottoscrizione
La dichiarazione va resa e sottoscritta:
- dal tutore per gli interdetti
- dall'esercente la potestà o dal tutore per i minori
- dall'interessato, con l'assistenza del curatore, per gli inabilitati e i minori emancipati.
Per chi non sa o non può firmare, la dichiarazione viene raccolta dal pubblico ufficiale previo accertamento dell'identità del dichiarante.
Chi può fare l'autentica di firma?
Quando è richiesta, l'autentica può essere redatta da:
- notaio
- cancelliere
- segretario comunale
- dipendente addetto a ricevere la documentazione
- funzionario incaricato dal Sindaco
